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Wedding planner significato

In questo articolo voglio parlarti di una figura fondamentale all’interno della wedding industry: il wedding planner.

Partiamo subito da cosa significa wedding planner. 

La parola inglese wedding in italiano significa matrimonio o nozze, mentre la parola inglese planner significa pianificatore o programmatore.

Perciò possiamo dire wedding planner significa in italiano organizzatore di matrimoni.

Questa figura professionale può essere rivestita sia da una donna che da un uomo, quindi in italiano è corretto dire sia la wedding planner che il wedding planner.

Indice dell'articolo:

Cosa fa il wedding planner?

Il ruolo principale del wedding planner è quello di guidare una coppia nella pianificazione, nella progettazione e nella realizzazione del loro matrimonio.

Al giorno d’oggi molte coppie scelgono di affidarsi ad un wedding planner.

Se ti stai chiedendo perché, la risposta è molto semplice.

Il matrimonio rimane uno degli eventi più significativi nella vita di una coppia, che quindi desidera vivere un evento indimenticabile, evitando errori di cui potrebbe pentirsi e ottimizzando al meglio il proprio budget.

Il wedding planner lavora a stretto contatto con le coppie in modo da capire i loro gusti, elaborare una visione coerente da trasferire ai fornitori e trasformare il progetto in realtà. In questo modo riesce a realizzare un’esperienza memorabile, evitando agli sposi una grande quantità di stress ed eventuali errori

Vediamo ora nel dettaglio quali sono i compiti principali del wedding planner.

La pianificazione

Questo processo caratterizza la fase iniziale e consiste ad esempio nel:

  • conoscere i desideri degli sposi per proporre le location più adatte alle loro esigenze;
  • aiutarli a scegliere la data del matrimonio;
  • definire le caratteristiche principali dell’evento che sognano;
  • stabilire la timeline del processo di planning e di design;
  • stabilire le tempistiche giuste per l’invio del Save the Date e delle partecipazioni.

Il Design

La fase che segue la pianificazione prevede la creazione di un progetto di Design personalizzato che rispecchia la vision creata per gli sposi, nel rispetto di eventuali rituali o tradizioni.

Il wedding planner può decidere di occuparsi personalmente di questa fase, oppure avvalersi della collaborazione di una specialista del Design: la wedding designer.

Il progetto di Design è trasversale a vari servizi tra cui: allestimenti floreali, illuminazione, mise en place, wedding suite, ecc. .

Affinché il progetto sia coerente e il Design sia armonico è importante definire dei tratti comuni tra i vari servizi: stile, mood, tema e palette colori.

Dopo aver mostrato agli sposi il progetto e aver stabilito le loro preferenze, il wedding planner seleziona i fornitori migliori e richiede i preventivi.

Inoltre organizza sopralluoghi con sposi e fornitori per analizzare insieme il progetto in location e definire i dettagli.

La creazione e la gestione del budget

Questo processo si estende per l’intero evento e prevede:

  1. la creazione del budget plan con il quale gli sposi avranno una visione chiara della distribuzione del budget tra i vari servizi;
  2. i suggerimenti per ottimizzare il proprio budget, permettendo alla coppia di risparmiare o trovando alternative che rimangano entro il budget stabilito;
  3. il controllo delle fatture dei fornitori affinché siano conformi ai servizi e ai prezzi concordati.

L’ospitalità

Il wedding planner ricopre un ruolo fondamentale nel far sì che gli sposi e i loro ospiti vivano momenti indimenticabili non solo durante il matrimonio, ma anche nel giorno precedente e in quello successivo, soprattutto nel caso del destination wedding.

A tale proposito si occupa di prenotare transfer, accommodation ed escursioni per far assaporare loro la magia del luogo nel quale si trovano.

Un altro aspetto importante dell’ospitalità è rappresentato:

  • dalla preparazione della lista ospiti;
  • dalla disposizione degli ospiti ai tavoli;
  • l’individuare  eventuali intolleranze alimentari da comunicare ai vari fornitori tra cui il catering, chi fornirà menù, segnaposto e segnatavolo.

La burocrazia

Per gestire al meglio l’aspetto burocratico del matrimonio è necessario conoscere quali documenti servono, ma anche le tempistiche da rispettare e a quali autorità rivolgersi per ottenerli.

Il wedding planner, grazie alle sue competenze, supporta gli sposi ad esempio nella richiesta del visto per il passaporto e dei permessi comunali.

Inoltre fa da filo conduttore tra gli sposi e i fornitori dei vari servizi nella negoziazione e nella firma dei contratti.

La verifica finale

Il giorno del matrimonio è come la prima di uno spettacolo: non ammette repliche!

Ecco perché è importante avere un professionista che coordini le prove generali del matrimonio e si assicuri che gli ospiti con un ruolo chiave durante la cerimonia e il ricevimento comprendano i propri ruoli e i tempi.

È fondamentale anche assicurarsi che tutti i fornitori abbiamo compreso la timeline dell’evento e organizzato di conseguenza i loro servizi sia dal punto di vista stilistico che logistico.

Il coordinamento

Il wedding planner può occuparsi personalmente del coordinamento, supportata dal suo team, oppure può delegare questo compito al wedding coordinator.

La fase del coordinamento consiste nella presenza on-site il giorno del matrimonio per garantire agli sposi che il progetto diventi realtà esattamente come previsto e secondo la timeline concordata.

Questo dal punto di vista pratico significa ad esempio:

  • supervisionare l’arrivo dei fornitori, la realizzazione degli allestimenti, la consegna degli accessori e  l’eventuale riutilizzo dei decori dalla cerimonia al ricevimento;
  • indicare agli ospiti quando spostarsi dalla zona dell’aperitivo a quella della cena;
  • ricordare alla sposa il momento del lancio del bouquet;
  • verificare che gli spettacoli di intrattenimento si svolgano nei tempi previsti;
  • verificare che la modifica del piano A in piano B a causa del maltempo non comprometta in alcun modo la buona riuscita dell’evento.

La durata del servizio di coordinamento può durare fino a quando tutti avranno lasciato la location oppure meno. Questo dipende dal contratto stipulato tra gli sposi e il wedding planner e/o il wedding coordinator.

La gestione degli imprevisti

Una delle skill fondamentali del wedding planner è il problem solving, che gli permette di gestire eventuali emergenze o eventi imprevisti che potrebbero verificarsi.

Garantisce così che la coppia e gli ospiti si godano appieno l’evento senza stress.

Il giorno dopo

Il giorno dopo l’evento in molti casi prevede ad esempio il pagamento del saldo ai fornitori e la restituzione degli articoli noleggiati.

Nel destination wedding solitamente prevede lo svolgimento di un nuovo evento: il brunch che gli sposi offrono ai loro ospiti prima di congedarli.

Ecco perché anche in questa fase il supporto del wedding planner per gli sposi è prezioso.

Le differenze tra wedding e event planner

Spesso la figura del wedding planner viene confusa con quella dell’event planner.

Questa espressione inglese è composta da event, che significa in italiano evento e planner che significa pianificatore o programmatore. Perciò possiamo tradurre event planner come organizzatore di eventi.

A differenza del wedding planner che si occupa di matrimoni, l’event planner gestisce una gamma di eventi più ampia, composta da eventi privati e pubblici, come ad esempio:

  • feste di compleanno;
  • gender reveal;
  • cene di famiglia;
  • eventi aziendali,;
  • convention;
  • aperture di nuovi locali;
  • sfilate di moda.

Rispetto al wedding planner, che ha un solo committente principale (i futuri sposi), l’event planner si interfaccia con clienti molto diversi tra loro in base alla tipologia di evento richiesto.

Ecco alcuni esempi: una coppia di genitori, un imprenditore, un amministratore delegato, funzionari della pubblica amministrazione, agenzie di stampa.

Domande frequenti

Il costo è variabile perché dipende da vari fattori tra cui:

  • l’esperienza del wedding planner;
  • la tipologia e il budget del matrimonio;
  • la popolarità del wedding planner;
  • l’esclusività del matrimonio;
  • i dettagli del servizio.

Nella maggior parte dei casi il wedding planner calcola il costo del proprio servizio partendo da importo base e  applicando una fee al budget che gli sposi destinano al matrimonio.

Con queste premesse, possiamo dire che il costo di un wedding planner parte all’incirca da € 2500.

Il compenso del wedding planner viene pagato dagli sposi e a volte anche dai fornitori, ad esempio per l’attività di progettazione.

Conclusione

Spero che questo articolo ti sia stato utile per capire il significato di wedding planner e di cosa si occupa, anche rispetto ad altre figure del settore come il wedding designer, il wedding coordinator e l’event planner.

Mi chiamo Alessandra Bianchini e sono una Wedding Designer.

Firma Alessandra Bianchini
Wedding Designer Alessandra Bianchini
Alessandra Bianchini Wedding designer

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